Telefonopkald skærer adskillige dage af sagsbehandling

Landbrugsstyrelsens nylige forsøg med at erstatte tidkrævende skriftlig kontakt med telefonopkald har sparet tid for landmændene.

Nemmere, hurtigere og en mere personlig sagsbehandling. Det er målet med, at Landbrugsstyrelsen siden juni har erstattet op imod 100 skriftlige høringer med telefonopkald til landmanden. Sagsbehandling, der på skrift kunne løbe i ugevis, er nu klaret på få dage eller med et enkelt opkald.

Når Landbrugsstyrelsen behandler udbetalingerne af tilskud, er det ofte nødvendigt at opklare tvivlsspørgsmål eller bede om ekstra oplysninger fra landmanden i en såkaldt høring. Her skriver styrelsen til landmanden, som typisk har 14 dage til at svare, og inden sagen er fuldt belyst, kan det være nødvendigt at gentage proceduren flere gange.

– Vi laver hvert år mere end 2.000 skriftlige høringer alene på området for arealtilskud, og det er jo noget omstændeligt, hvis det bare handler om at få simple informationer i land. Både kunderne og vores sagsbehandlere kan få glæde af det enklere system, som vi nu forsøger os med, siger enhedschef i Landbrugsstyrelsen Lene Sørensen.

Hver syvende høring blev klaret på telefonen

Siden juni har styrelsen i stedet forsøgt at klare de enkleste af høringerne i en mundtlig dialog med landmanden. Det viste sig, at 570 høringer stadig krævede skriftlig korrespondance, men op imod 100 andre kunne faktisk klares i telefonen. Resultatet er, at sagsbehandlingstiden typisk er speedet op fra 14 dage til få dage – nogle gange er den klaret på én dag.

– Vi tror på, at den personlige dialog med vores kunder i højere grad sikrer, at vi får den rigtige dokumentation i første hug. Og med de positive erfaringer, vi foreløbig har fået med de telefoniske høringer, ser vi på, om vi kan tage metoden i brug på andre områder, siger Lene Sørensen.

Forsøget med de telefoniske høringer er foreløbig evalueret af 15 kunder – landmænd og landbrugskonsulenter – som er positive og gerne vil have flere telefonopkald fremfor skriftlig kommunikation i fremtiden. Blandt styrelsens sagsbehandlere er der også stor tilfredshed med engang imellem at have fået ’et levende menneske’ i den anden ende.

Fakta

• Landbrugsstyrelsen har brugt telefoniske høringer siden juni måned i sagsbehandlingen af arealtilskud.
• En telefonisk høring bruges, når en sag mangler få, simple oplysninger. Efter samtalen kan landmanden finde en kort opsummering af det, der er aftalt, i Landbrugsstyrelsens tast-selv-system. Her står blandt andet, hvilke nye informationer, landmanden har givet i telefonen – eller hvad han stadig mangler at sende ind.
• Landbrugsstyrelsen foretager hvert år mere end 2.000 høringer i behandlingen af arealtilskud.